Tietosuojaseloste: 

 1. Rekisterinpitäjä

Keloneva asianajotoimisto Oy
Y-tunnus: 3516792-7
Kalevankatu 17 A 1
00100 Helsinki
+358 41 544 3318
pekka.keloneva@keloneva.fi

2. Yhteyshenkilö henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa

Asianajaja Pekka Keloneva
+358 41 544 3318
pekka.keloneva@keloneva.fi

3. Rekisterin nimi

Keloneva asianajotoimisto Oy:n asiakkuuteen ja muuhun asialliseen yhteyteen perustuva asiakasrekisteri (”Asiakasrekisteri”). Asiakasrekisterin osarekistereitä ovat:

• Yhteystietorekisteri

• Rekisteri asiakasvaroista

• Sähköpostiosoiterekisterit

• Rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä ja selvittämisestä annetun lain vaatimusten mukainen asiakkaan tuntemistietorekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn ensisijaisena perusteena on rekisterinpitäjän asiakkaan ja rekisterinpitäjän välinen asiakassuhde, asiakkaan suostumus, asiakkaan antama toimeksianto tai muu asiallinen yhteys sekä lainsäädännöstä johtuvien oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttaminen.

• Asiakkaiden yksilöinti (identifiointi) ja todentaminen (autentikointi)

• Asiakkaan palveleminen ja asiakassuhteen hoito, hallinta ja kehittäminen

• Asiakastietojen sekä asiakas- ja kontaktihistorian hallinta

• Yhteydenpito ja asiakasviestintä

• Esteellisyyksien selvittäminen sekä rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estämisestä ja selvittämisestä (444/2017) annetun lain mukaisen riskiarvion laatiminen

• Asiakasvarojen hallinnointi

• Liiketoiminnan kehittäminen ja suunnitteleminen, markkinointi ja etämyynti

5. Käsiteltävät tiedot

Rekisteriin tallennetaan toimeksiantoihin liittyviä tietoja potentiaalisesta asiakkaasta, asiakkaasta, hänen vastapuolestaan sekä muista asian käsittelyyn liittyvistä henkilöistä tai yhteisöistä. Rekisteri sisältää seuraavia tietoja:

Perustiedot

• etu- ja sukunimi

• syntymäaika

• yhteystiedot (postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite)

• kotikuntatiedot

• pankkitilin numero

• asiointikieli

• työnantaja, titteli ja asema organisaatiossa

Yksilöivät tunnisteet

• henkilö- tai yhteisötunnus

• henkilöllisyyden todentamisessa käytetty asiakirja taikka sen nimi, numero tai muu tunnistetieto ja myöntäjä, taikka käytetty menetelmä

• rekisteröidyn selaimen rekisterinpitäjän palvelimelle lähettämät tekniset tiedot

(esim. IP-osoite, selain, selainversio, sivu, jolta rekisteröity on siirtynyt sivuillemme)

Asiakkuuteen liittyvät tiedot

• asian laatu

• asiakkuuden alkamis- ja päättymisajankohta

• asiakkaan palvelujen käyttö ja kontaktihistoria, kuten yhteydenpito ja viestintä (neuvottelut, puhelut, kirjeenvaihto jne.)

• asiakkaan itse ilmoittamat personoivat tiedot

• toimeksiantojen hoitamista varten kerätty tai tuotettu aineisto

• laskutus- ja perintätiedot

• hallussamme olevia asiakasvaroja koskevat tiedot

Edellä yksilöityjen tietojen muutostiedot.

 Käsittelemme myös alaikäisten henkilöiden tietoja. Käsittely toteutetaan yleisen tietosuoja-asetuksen periaatteiden mukaisesti erityistä varovaisuutta noudattaen.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakkaaseen liittyviä tietoja kerätään asiakkaalta itseltään toimeksiantosopimuksen tekemisen yhteydessä, toimeksiannon aikana ja asiakaspalvelun yhteydessä sekä asiakkaan osallistuessa palvelukehitykseen, tutkimuksiin tai kyselyihin. Muita säännönmukaisia tietolähteitä ovat erilaiset hakemistot, rekisterit ja muut julkiset tietolähteet, kuten väestötietojärjestelmä ja luottotietorekisterit. Rekisterin perustietoja voidaan myös hankkia ja päivittää niitä koskevia palveluja tarjoavilta yrityksiltä ja viranomaisilta.

7. Tietojen luovuttaminen

Asiakkaan henkilötietoja ei ilman asiakkaan suostumusta luovuteta rekisterinpitäjän lukuun toimivien ulkopuolelle mitään tarkoitusta varten. Viranomaisille tietoja luovutetaan lain edellyttämissä tapauksissa ja puitteissa. Arvioimme luovutuksen tarpeellisuuden ja lainmukaisuuden tapauskohtaisesti.

Tietojen käsittelyssä voidaan käyttää rekisterinpitäjän valikoimia yhteistyökumppaneita, jotka käsittelevät tietoja rekisterinpitäjän lukuun, eikä käsittelijällä ole oikeutta käsitellä siirrettyjä tietoja omaan lukuunsa, omissa henkilörekistereissään. Osa yhteistyökumppaneista voi sijaita myös EU:n tai ETA-alueen ulkopuolella. Yhteistyökumppanimme käsittelevät henkilötietoja asianmukaisesti keskinäisen sopimuksemme mukaisesti.

Asiakastietoja voidaan kuitenkin luovuttaa yritysjärjestelyiden yhteydessä ostajalle, mikäli rekisterinpitäjä myy tai muutoin järjestelee liiketoimintaansa.

8. Tietojen suojaaminen

Sähköisesti käsiteltävät rekisterin sisältämät tiedot ovat palomuurein, salasanoin ja muin tietoturvan toimialalla yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin suojattuja. Manuaalisesti ylläpidettävät aineistot sijaitsevat valvotuissa tiloissa, joihin asiattomilta pääsy on estetty. Ainoastaan yksilöidyillä rekisterinpitäjän ja sen toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on rekisterinpitäjän myöntämällä käyttöoikeudella pääsy tietoihin.

9. Tietojen säilytysaika​

Säilytämme tietoja niin kauan kuin se on tarpeellista tässä selosteessa määritettyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi sekä Suomen Asianajaliiton ohjeistuksen ja velvoittavan lainsäädännön edellytysten täyttämiseksi.

10. Tarkastus-, kielto- ja korjausoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on rekisteriin tallennettu. Tietojen tarkastus ja päivitys tapahtuu ottamalla yhteys rekisteriasioita hoitavalle henkilölle. Pyynnön tulee olla kirjallinen ja allekirjoitettu. Rekisteröidyn pyynnöstä teemme henkilötietoihin tarpeelliset oikaisut ja täydennykset tai poistamme käsittelyn tarkoituksen kannalta virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai vanhentuneet tiedot. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käsittely ja luovuttaminen suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimuksia varten ottamalla yhteyttä asiakaspalveluumme.

11. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Rekisterinpitäjä pidättää oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta julkaisemalla siitä uuden version verkossa. Muutokset voivat perustua esimerkiksi liiketoiminnan kehittämiseen tai lainsäädännön muuttumiseen. Tietosuojaselosteemme viimeisin versio on saatavilla toimistoltamme tai sähköisesti verkkosivuiltamme.